Check-list des formalités
Franchir le cap d’embaucher son premier salarié marque une étape importante dans le développement de votre entreprise. C’est aussi un moment où les questions administratives se bousculent : quelles démarches effectuer ? Dans quel ordre ? Quels sont les délais à respecter ?
Entre la déclaration préalable à l’embauche, le contrat de travail, la mise en place de la mutuelle obligatoire et l’organisation de la visite médicale, les formalités sont nombreuses. Mais rassurez-vous : avec de la méthode et les bons réflexes, cette transition se fait en toute sérénité.
Voici un guide pratique pour vous accompagner dans l’embauche de votre premier collaborateur, étape par étape.
Avant l’embauche : bien préparer le terrain pour embaucher son premier salarié
Définir précisément le besoin et le type de contrat
Avant de vous lancer, prenez le temps de clarifier votre besoin. Quel sera le rôle exact de votre futur collaborateur ? De quelles compétences avez-vous réellement besoin ? Cette réflexion vous aidera à rédiger une offre claire et à choisir le bon type de contrat.
Les questions à se poser :
- Mission principale et périmètre du poste
- Compétences et qualification nécessaires
- Type de contrat adapté (CDI ou CDD)
- Rémunération en cohérence avec le SMIC et votre secteur
- Durée de travail (temps plein 35h ou temps partiel)
- Durée de la période d’essai
Point de vigilance : Le SMIC au 1er janvier 2026 est de 12,02 € brut/heure, soit 1 823,03 € brut mensuel pour un temps plein. Votre convention collective peut également prévoir des minima supérieurs selon la qualification et la classification du poste.
Vérifier l’autorisation de travail (pour les candidats étrangers)
Si vous envisagez d’embaucher une personne de nationalité étrangère (hors Espace Économique Européen et Suisse), vous devez vérifier qu’elle possède une autorisation de travail valide.
Cette vérification doit être faite auprès de la préfecture au moins deux jours ouvrables avant la date d’embauche, par email avec accusé de réception.
Les formalités obligatoires avant le premier jour
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) : votre priorité absolue
C’est la toute première démarche à accomplir, et elle est incontournable. La DPAE doit être effectuée auprès de l’Urssaf (ou de la MSA pour les employés du secteur agricole) avant que votre salarié ne commence à travailler.
Quand la faire ?
La DPAE doit être transmise à avant la prise de poste du salarié et ne peut être effectuée plus de 8 jours avant la date prévue d’embauche.
Attention : Ne prenez aucun risque avec cette formalité. L’absence de DPAE est considérée comme du travail dissimulé et expose à des sanctions lourdes (amendes, redressements, perte des aides passées et futures…).
Comment procéder ?
La déclaration se fait en ligne, c’est simple et rapide :
- Sur le site www.due.urssaf.fr
- Ou via www.net-entreprises.fr
Vous aurez besoin des informations suivantes :
- Votre numéro SIRET
- L’identité complète du salarié (nom, prénom, date et lieu de naissance)
- Son numéro de Sécurité sociale
- Le type de contrat (CDI, CDD, etc.)
- La date et l’heure prévues de début du contrat
Le contrat de travail : formaliser la relation
Pour embaucher son premier salarié en toute sécurité juridique, le contrat de travail est le document qui pose le cadre de votre collaboration. Même si le CDI à temps plein peut théoriquement être conclu à l’oral, nous vous recommandons vivement de toujours l’établir par écrit. Cela protège les deux parties et évite tout malentendu.
Important : Pour les CDD, les contrats à temps partiel et les contrats spécifiques (alternance, etc.), l’écrit est obligatoire.
Les mentions indispensables
Votre contrat de travail doit obligatoirement comporter :
Identification des parties
- Identité complète et adresse de l’employeur et du salarié
Caractéristiques du poste
- Intitulé du poste et qualification
- Lieu de travail principal
- Description des missions (au moins les principales)
Durée et conditions du contrat
- Date de début du contrat
- Pour un CDD : date de fin ou durée minimale
- Durée de la période d’essai et conditions de renouvellement éventuel
- Convention collective applicable
Rémunération et temps de travail
- Salaire brut mensuel et ses composantes (fixe, primes, avantages)
- Durée hebdomadaire ou mensuelle de travail
- Répartition des horaires pour un temps partiel
Autres éléments
- Durée des congés payés (minimum 2,5 jours ouvrables par mois)
- Délai de préavis en cas de rupture
Ne pas oublier
Au plus tard dans le mois suivant l’embauche, vous devez également informer votre salarié sur :
- Ses droits à la formation professionnelle
- Les accords collectifs applicables dans l’entreprise
- Les dispositifs de prévoyance et de santé mis en place
Conseil : Même pour une TPE, n’hésitez pas à faire valider votre contrat par un professionnel. Un contrat bien rédigé vous protège juridiquement et donne un cadre clair à votre collaboration.
Le registre unique du personnel
Dès votre première embauche, vous devez créer et tenir à jour un registre unique du personnel. Il s’agit d’un document (papier ou numérique via le logiciel de votre prestataire par exemple) qui recense l’ensemble de vos salariés.
Ce que vous devez y inscrire
Pour chaque personne employée, notez dans l’ordre chronologique d’arrivée :
- Nom, prénom et sexe
- Nationalité
- Date de naissance
- Emploi et qualification
- Dates d’entrée et de sortie de l’entreprise
- Type de contrat (CDI, CDD, apprentissage, stage)
Conservation : L’essentiel est qu’il soit à jour et accessible immédiatement en cas de contrôle de l’inspection du travail. Les mentions relatives à chaque salarié (ou stagiaire) doivent être conservées 5 ans à compter de la date de son départ de l’établissement.
Les protections sociales à mettre en place
La retraite complémentaire : une affiliation automatique
Bonne nouvelle : vous n’avez pas grand-chose à faire de ce côté. Dès votre première embauche, vous êtes automatiquement affilié à une caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco via la DSN.
La caisse compétente est généralement déterminée par votre secteur d’activité ou votre localisation géographique. Elle vous contactera pour finaliser l’adhésion.
La mutuelle d’entreprise : une obligation dès le premier salarié
C’est l’une des obligations les plus importantes à connaître. Dès que vous embauchez votre premier salarié, vous devez mettre en place une complémentaire santé collective. Cette obligation découle de la loi ANI de 2013.
Comment ça fonctionne ?
Le financement
Vous devez prendre en charge au minimum 50 % de la cotisation de la mutuelle isolée. Vous pouvez bien sûr décider de financer davantage, voire la totalité si vous le souhaitez.
Les garanties minimales
La mutuelle doit obligatoirement couvrir les garanties minimales fixées par la convention collective et à défaut, la législation française.
Le choix de l’assureur
Vous êtes libre de choisir l’organisme assureur de votre choix : mutuelle, institution de prévoyance ou compagnie d’assurance classique. Comparez les offres en tenant en compte les garanties minimales obligatoires.
Les cas de dispense
Même si la mutuelle est obligatoire après avoir décidé d’embaucher son premier salarié, certains salariés peuvent la refuser dans des situations précises :
- CDD jusqu’à 12 mois (avec justificatif d’une autre couverture et courrier de dispense)
- Salariés déjà couverts en tant qu’ayant-droit par la mutuelle de leur conjoint (avec justificatif d’une autre couverture + courrier de dispense)
- Bénéficiaires de la Complémentaire Santé Solidaire (CSS – justificatif à obtenir)
- Apprentis ou temps partiels si la cotisation dépasse 10 % de leur salaire brut (cas peu fréquent)
Important : Ces dispenses doivent être prévues dans votre décision unilatérale (DUE) de mise en place de la mutuelle et formalisées par écrit par le salarié concerné.
Conseil : La mise en place d’une mutuelle peut sembler complexe pour une première embauche. N’hésitez pas à vous faire accompagner pour choisir une offre adaptée à votre budget et conforme à vos obligations.
La prévoyance
Pour les cadres, vous devez mettre en place un un contrat de prévoyance légalement obligatoire qui couvre les risques d’incapacité de travail, d’invalidité et de décès pour un taux minimal de 1,5 % à la charge unique de l’employeur.
Pour les salariés non-cadres, vérifiez votre convention collective : la majorité prévoit des obligations spécifiques en matière de prévoyance.
Santé et sécurité : vos obligations essentielles
La visite d’information et de prévention
Vous devez organiser une visite d’information et de prévention (VIP) dans les 3 mois suivant l’embauche de votre salarié. Cette visite remplace l’ancienne visite médicale d’embauche et se déroule avec le médecin du travail ou un infirmier en santé au travail.
Objectifs de cette visite :
- S’assurer que le salarié est apte au poste proposé
- L’interroger sur son état de santé général
- L’informer sur les risques éventuels liés à son poste
- Le sensibiliser aux bonnes pratiques de prévention
- Déterminer si un suivi médical renforcé est nécessaire
Cas particuliers : Pour certains postes exposés à des risques spécifiques (travail de nuit, manipulation de produits dangereux, etc.), un examen médical d’aptitude doit être réalisé avant même la prise de poste.
Comment s’y prendre ? Contactez le service de santé au travail de votre zone géographique pour prendre rendez-vous. Vous pouvez trouver ses coordonnées sur le site de la DIRECCTE (nouvellement DREETS) de votre région ou demander à votre expert-comptable.
Le Document Unique d’Évaluation des Risques (DUERP)
Obligatoire dès la première embauche, le DUERP est un document dans lequel vous identifiez tous les risques professionnels présents dans votre entreprise.
Que doit-il contenir ?
Pour chaque situation de travail, vous devez :
- Identifier les risques (chutes, troubles musculo-squelettiques, stress, exposition à des produits, etc.)
- Évaluer leur niveau de gravité et leur fréquence
- Définir les actions de prévention à mettre en œuvre
Exemples concrets de risques à évaluer :
- Risques liés à l’aménagement des locaux (escaliers, sols glissants, éclairage)
- Risques liés aux équipements utilisés (machines, outils, écrans)
- Risques liés à l’organisation du travail (horaires, charge mentale)
Mise à jour et conservation
Le DUERP doit être actualisé au moins une fois par an et à chaque fois qu’un changement important intervient dans l’entreprise (nouveau local, nouvelle machine, réorganisation). Conservez-le pendant 40 ans et tenez-le à disposition de l’inspection du travail.
Conseil : Pour une TPE, le DUERP peut rester simple. L’essentiel est qu’il soit fait et qu’il reflète la réalité de votre activité. Des modèles sont disponibles gratuitement sur le site de l’INRS (Institut National de Recherche et de Sécurité) ou auprès de votre service de santé au travail.
Les affichages obligatoires dans vos locaux
Dès que vous avez un salarié, vous devez afficher certaines informations dans un lieu accessible à tous (salle de pause, entrée, bureau commun).
Les affichages indispensables :
Inspection du travail et médecine du travail
- Nom et coordonnées de l’inspecteur du travail dont vous dépendez
- Coordonnées du service de santé au travail
Sécurité
- Consignes de sécurité incendie
- Numéros d’urgence (15, 17, 18, 112)
Informations légales et sociales
- Horaires collectifs de travail applicables dans l’entreprise
- Intitulé de la convention collective applicable
- Interdiction de fumer et de vapoter
- Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
- Lutte contre le harcèlement moral et sexuel
Conseil : Vous pouvez télécharger la plupart de ces affichages obligatoires sur le site du ministère du Travail ou les commander auprès d’organismes spécialisés. Certains prestataires proposent des packs « affichage obligatoire » à jour des dernières évolutions légales.”
L’organisation de la paie : ne vous laissez pas déborder
Mettre en place un système de paie fiable
Chaque mois, vous devrez éditer un bulletin de paie conforme pour votre salarié. Cette tâche nécessite de calculer le salaire brut, d’appliquer les bonnes cotisations sociales (part salariale et part patronale), de gérer le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu et de calculer le net à payer.
Les trois options qui s’offrent à vous :
- Confier la paie à votre expert-comptable
C’est la solution que nous recommandons pour une première embauche. Votre expert-comptable maîtrise toutes les subtilités de la législation sociale et vous garantit une paie fiable et conforme. Vous gagnez du temps et de la sérénité. - Utiliser un logiciel de paie
Si vous souhaitez gérer la paie en interne, il existe des logiciels adaptés aux TPE/PME (Silae, PayFit, etc.). Ils automatisent les calculs et restent à jour de la législation, mais nécessitent tout de même une bonne compréhension de base de la paie. - Faire appel à un prestataire spécialisé
Certaines entreprises externalisent la paie auprès de cabinets spécialisés. Cette solution est souvent adaptée aux entreprises avec plusieurs salariés.
La Déclaration Sociale Nominative (DSN)
Dès votre première embauche, vous devez effectuer chaque mois une Déclaration Sociale Nominative. La DSN a remplacé depuis 2017 la plupart des déclarations sociales. Elle transmet en une seule fois toutes les informations nécessaires aux organismes sociaux (Urssaf, caisses de retraite, France Travail, etc.).
Quand l’envoyer ?
La DSN doit être transmise chaque mois entre le 5 et le 15 du mois suivant la période de paie. Par exemple, pour la paie de janvier, vous devez envoyer la DSN entre le 5 et le 15 février.
Le conseil JED : La DSN est généralement gérée par votre logiciel de paie ou votre expert-comptable. Si c’est votre première embauche et que vous gérez la paie vous-même, prenez le temps de bien vous former à cet outil. Une erreur dans la DSN peut avoir des conséquences importantes (retard de paiement des cotisations, problèmes pour les droits du salarié, etc.).
Les aides financières à connaître pour embaucher son premier salarié
Embaucher coûte cher, surtout quand on se lance. Plusieurs dispositifs d’aide existent pour alléger le coût d’une première embauche. Voici les principaux à connaître :
La réduction générale des cotisations patronales
Aussi appelé « réduction Fillon », ce dispositif s’applique automatiquement sur les salaires allant jusqu’à 1,6 fois le SMIC. Plus le salaire est proche du SMIC, plus la réduction est importante. Pour un salarié au SMIC, cette réduction peut représenter plusieurs centaines d’euros d’économies par mois sur vos charges patronales.
Les aides spécifiques selon les profils
Selon le profil de la personne que vous embauchez, vous pouvez bénéficier d’aides supplémentaires :
- Aides à l’embauche des jeunes
- Aides à l’embauche de seniors (plus de 45 ans)
Aides à l’embauche de demandeurs d’emploi de longue durée (le dossier doit être déposé avant l’embauche)
Votre check-list pour embaucher son premier salarié avec succès
Embaucher son premier salarié est une étape importante qui demande de la rigueur, mais elle est tout à fait maîtrisable avec de l’organisation et les bons réflexes. Voici un récapitulatif des étapes clés à suivre :
Avant l’embauche
- Définir précisément le poste et le type de contrat
- Identifier la convention collective applicable
- Vérifier l’autorisation de travail (pour les ressortissants étrangers hors UE)
- Préparer le registre unique du personnel
- Rédiger le Document Unique d’Évaluation des Risques (DUERP)
À l’embauche (dans les 8 jours avant le premier jour)
- Effectuer la DPAE auprès de l’Urssaf (au plus tard la veille de la prise de poste)
- Signer le contrat de travail avec le salarié
- Inscrire le salarié dans le registre unique du personnel
- Adhérer à une caisse de retraite complémentaire (via la DSN)
- Mettre en place la mutuelle d’entreprise obligatoire
- Réaliser les affichages obligatoires dans les locaux
Chaque mois
- Établir et remettre le bulletin de paie
- Transmettre la Déclaration Sociale Nominative (DSN)
- Verser le salaire et payer les cotisations sociales
Dans les 3 mois suivant l’embauche
- Organiser la visite d’information et de prévention avec le médecin du travail
Vous l’aurez compris : embaucher son premier salarié implique de nombreuses démarches administratives. Mais ne vous laissez pas impressionner par la complexité apparente de ces formalités. Avec un bon accompagnement, tout devient simple.
